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Quel que soit le secteur, il arrive un moment où vous et votre équipe n’arrivez plus à tout faire vous-mêmes. Décider de déléguer certaines tâches devient ainsi une nécessité. La plupart du temps, c’est l’option la plus avantageuse, notamment pour les tâches les plus chronophages. Mais alors, quelles sont les missions que vous devriez déléguer pour gagner du temps ? À qui les confier et comment ? Découvrez ce que vous voulez savoir sur cette option ici.
Pourquoi externaliser vos tâches administratives ?
Déléguer certaines de vos tâches, c’est engager d’autres personnes pour le faire, ce qui représente un coût supplémentaire. Mais alors, pourquoi devriez-vous choisir cette option ? Même si faire les choses vous-même peut vous faire économiser, notez que ce n’est pas la meilleure option pour votre entreprise. En effet, déléguer certaines choses signifie confier les missions à des spécialistes qui seront efficaces.
Par ailleurs, déléguer permet au manager d’assurer une meilleure gestion du temps pour se consacrer aux tâches essentielles, relevant de son cœur de métier. Attention toutefois, car pour profiter de tous ces avantages, il faut bien choisir la personne ou l’entité à qui se fier. En général, il faut :
- choisir une personne de confiance,
- adapter ses demandes selon le profil et les savoir-faire du collaborateur retenu,
- définir clairement l’objectif à atteindre et les outils disponibles.
Pour que la délégation soit réussie, il ne faut pas attendre d’être débordé(e). En effet, si vous vous y prenez trop tard, il se peut que votre entreprise soit déjà affectée.
En général, les dirigeants d’entreprise choisissent de confier les différentes tâches à des entités comme 3h18 qui mettent à leur disposition les spécialistes qui correspondent à leur besoin. Ils proposent des personnels administratifs, commerciaux et RH compétents et expérimentés qui interviennent pour le compte de diverses entreprises, dans divers secteurs. Cette option vous permet d’avoir des talents sans avoir à réaliser toutes les étapes en lien avec le recrutement.
Enfin, notez que la prestation de service externalisée a l’avantage d’offrir une grande flexibilité. En effet, vous n’aurez pas à supporter toutes les contraintes en lien avec un contrat de travail (CDD ou CDI). Il est même possible d’arrêter sans préavis, sans pénalités, sans forfait ni engagement.
Définissez les tâches à déléguer selon vos besoins
En vous fiant à une société, vous allez obtenir un devis après que l’équipe a réalisé un diagnostic. Vous allez ainsi pouvoir confier toutes les tâches qui vous prennent du temps. Mais lesquelles déléguer et lesquelles traiter en interne ?
Notez que vous pouvez à peu près tout externaliser. Vous pouvez demander un devis pour vous décider. Vous pouvez moduler les interventions du professionnel selon vos besoins et il est possible de revoir les tâches que vous lui confiez, à la hausse ou à la baisse. En général, il est conseillé d’externaliser les tâches qui prennent le plus de temps et qui sont à faible valeur ajoutée pour l’entreprise comme la facturation, les RH, la préparation comptable…
La gestion administrative
Avec ses savoir-faire et son expertise, le professionnel de la gestion administrative peut vous aider dans les tâches liées à l’administration de l’entreprise. Vous allez pouvoir gagner du temps et contrôler entièrement la gestion de votre entreprise.
Grâce aux interventions du professionnel, vous allez pouvoir vous assurer que vos échéances sont respectées. Vous pouvez aussi améliorer la facturation, la collecte des éléments variables de paie, les documents comptables, les relances des paiements différés, les rapprochements bancaires ou encore le recouvrement.
La digitalisation
Pour assurer la fluidité des process et assurer la compétitivité de l’entreprise, la digitalisation est indispensable. La digitalisation est une autre tâche chronophage que les entreprises ont souvent du mal à gérer. Pour entamer cette étape plus facilement, vous pouvez aussi l’externaliser.
Vous pouvez vous faire accompagner pour la dématérialisation des différents éléments chronophages comme les factures fournisseurs, la numérisation de pièces comptables, la dématérialisation d’archivage, le paramétrage des systèmes d’information, etc.
L’assistance en numérisation inclut des prestations d’assistanat qui permettent d’instaurer des solutions de gestion optimales pour optimiser le traitement des documents, de faciliter et de fluidifier les démarches administratives.
La gestion des ressources humaines
Gestion paie, recrutement, gestion de proximité des salariés, procédures RH… Les tâches relatives à la gestion RH sont chronophages et à faible valeur ajoutée. En externalisant certaines phases des ressources humaines, vous allez pouvoir vous concentrer sur d’autres éléments plus essentiels.
L’intervenant RH peut prendre en charge toutes les tâches RH que vous déciderez de lui confier. L’entreprise sera sous contrôle et vous n’aurez pas à gérer les situations urgentes et/ou complexes. Vous pouvez, par exemple, faire appel à un responsable RH, un assistant paie et RH ou un responsable recrutement pour assurer :
- la gestion du personnel,
- la collecte des éléments de paie,
- la maîtrise du SIRH,
- l’édition bulletins de paie,
- les échanges avec les organismes extérieurs,
- les relations mutuelles,
- les opérations de recrutement,
- la coordination comptable, etc.
Les ventes
Vous pouvez aussi externaliser les tâches en lien avec les ventes. Vous pouvez avoir recours aux services d’un professionnel en assistance des ventes pour accélérer le traitement des commandes, suivre les achats, réaliser les formalités import/export…
Vous allez pouvoir compter sur des commerciaux compétents qui vous permettent d’accélérer le cycle de vente et d’atteindre plus facilement et rapidement vos différents objectifs. Vous pouvez profiter des services d’un professionnel en assistance de vente, en assistance recouvrement et en assistance commerciale. Il va pouvoir assurer entre autres :
- la gestion des commandes,
- la préparation des expéditions,
- le suivi des stocks,
- l’approvisionnement,
- l’édition de documents commerciaux,
- la réception des achats,
- l’enregistrement des clients dans le CRM,
- la gestion des douanes.
Les tâches relatives à la communication et au marketing
Enfin, parmi les tâches que vous pouvez déléguer, il y a celles qui sont en lien avec la communication et le marketing. Vous allez pouvoir gagner du temps tout en assurant votre notoriété. Le professionnel va s’occuper de différentes tâches essentielles et chronophages comme :
- l’organisation de différents événements,
- le community management,
- l’établissement d’un planning de publication,
- le reporting direction,
- le suivi des campagnes publicitaires et Google ads,
- l’intégration de contenus textes et vidéos,
- le planning éditorial,
- le respect de la ligne éditoriale de l’entreprise,
- la production de contenus,
- la production de contenus pour vos sites web et réseaux sociaux,
- la maîtrise d’outils digitaux,
- l’analyse des données.
Prenez le temps de discuter de vos besoins avec une société spécialisée en externalisation de tâches pour définir une solution qui répondra parfaitement aux attentes de votre entreprise.
