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Les formations professionnelles ont le vent en poupe ces dernières années. Pour faciliter le processus, les organismes et les entreprises ont souvent recours à un logiciel de gestion de formation. Un tel outil s’avère, en effet, d’une grande utilité, car il permet de gagner du temps et de simplifier les différentes tâches. Cependant, il en existe énormément et il n’est pas facile de s’y retrouver. Pour faire le bon choix, certains critères doivent être pris en compte.
Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion de formation ?
Un logiciel de gestion de formation est un outil destiné aux organisations qui souhaitent optimiser leurs processus de formation. Il dispose de différentes fonctionnalités adaptées à chaque besoin. Par exemple, il peut stocker des documents, rédiger des attestations, gérer le planning, réaliser des statistiques et organiser des sessions de formations. Certains logiciels peuvent même proposer des cours en ligne via une plateforme spécialisée. Sachez que les organismes et les entreprises sont nombreux à être intéressés par ces outils. Ces derniers leur donnent la possibilité de gagner du temps et de dynamiser leurs activités de formations. Cela peut très bien concerner les centres avec plusieurs enseignants, les sociétés qui souhaitent former leurs salariés ou encore les centres pour apprentis. Si vous voulez vous équiper d’un logiciel de gestion d’alternance pour un pilotage efficace des jeunes contrats, suivez ce lien.
Comment choisir un logiciel de gestion de formation ?
Pour bien choisir un logiciel de gestion de formation, considérez les critères suivants :
Déterminez vos besoins
Commencez par évaluer vos besoins avant de sélectionner un logiciel adapté. Pour une entreprise qui propose une formation en alternance, par exemple, il faut un outil qui soit en mesure :
- de fluidifier les tâches administratives ;
- de digitaliser les relations (entre alternants) ;
- et de gérer les contrats.
En revanche, pour un simple organisme de formation, il n’est pas nécessaire de vous tourner vers un logiciel complet.
Misez sur l’ergonomie et la facilité d’utilisation
Choisissez un logiciel qui ne soit pas trop complexe à utiliser. L’ergonomie doit correspondre à votre organisation, mais aussi à votre processus. C’est pourquoi il est conseillé de demander une démonstration avant l’achat. Dans l’idéal, le tableau de bord doit être personnalisable en fonction des rôles. De même, les données doivent être facilement accessibles pour une meilleure productivité.
Vérifiez l’intégration du logiciel avec les outils préexistants
Le système informatique de votre organisation peut déjà disposer d’autres logiciels (facturation, comptabilité, etc.). C’est pour cette raison que vous devez bien vous renseigner sur les fonctionnalités de l’outil afin d’éviter les risques de doublon. Une fois cela effectué, n’oubliez pas de vérifier s’il est compatible ou non avec ces logiciels.
Tenez compte des évolutions légales
Le secteur de la formation professionnelle est un marché en pleine croissance. Il faut donc se préparer aux éventuels changements dans les années à venir. À ce titre, tournez-vous vers un logiciel de gestion de formation qui pourra anticiper ces évolutions. Vous devez notamment vérifier la fréquence de mise à jour de l’outil.
Pourquoi utiliser un logiciel de gestion de formation ?
Il existe plusieurs raisons d’utiliser un logiciel de gestion de formation, à savoir :
- pour gagner du temps : le logiciel facilite grandement le processus de formation. Toutes les tâches sont automatisées comme la gestion des inscriptions et des contrats, la planification des sessions de formation et le suivi des résultats ;
- pour évaluer les performances et les progrès des apprenants : grâce au logiciel, l’organisme peut réaliser un suivi de qualité des formations proposées aux apprenants ;
- pour visualiser les activités : considéré comme une alternative aux dossiers papiers, le logiciel de gestion de formation vous permet d’archiver et de stocker tous vos documents dans le cloud.
