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Formation de votre personnel au RGPD : la protection des données dans votre organisation

 

Il est important que chaque membre d’une organisation comprenne comment son rôle est impacté par une réglementation et comment il peut contribuer à s’y conformer. Cela s’applique à la réglementation financière et à la réglementation en matière de santé et de sécurité. Et cela s’applique certainement à la réglementation sur la protection des données, y compris le règlement général sur la protection des données (RGPD). Appliquer le RGPD représente beaucoup d’avantages pour les entreprises et il est important de le prendre en compte pour offrir un environnement de travail sain et réglementé aux employés.

L’importance de l’éducation, de la formation et de la sensibilisation a été clairement énoncée à maintes reprises par les régulateurs. Ils attendent de tous les membres d’une organisation qu’ils aient une appréciation de l’importance de la conformité à la protection des données. 
 

Qu’est-ce que les principes de protection des données ?

Le règlement général sur la protection des données (RGPD) définit des principes pour le traitement licite des informations personnelles. Le traitement implique : 

  • l’organisation ;
  • la collecte ;
  • le stockage ;
  • la structuration ;
  • l’utilisation ;
  • la consultation ;
  • la combinaison ;
  • la communication ;
  • la restriction ;
  • la destruction ou l’effacement des données personnelles.

Généralement, ces principes comprennent :

  • la limitation des finalités ;
  • l’équité, la légalité et la transparence ;
  • la minimisation des données ;
  • la limitation du stockage ;
  • l’exactitude ;
  • la confidentialité et l’intégrité ;
  • la responsabilité.

Ces principes de protection des données s’appliquent principalement au contrôleur des données. Le RGPD le définit comme une  » personne physique ou morale, une autorité publique, un service ou un autre organisme qui […] détermine les finalités et les moyens du traitement des données à caractère personnel ». Les contrôleurs de données doivent se conformer à ces principes et à la lumière du principe de responsabilité, être en mesure de démontrer leur conformité.

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Pourquoi les principes de protection des données sont-ils importants ?

Ces principes sont une partie essentielle du RGPD. Ils sont établis dès l’ouverture de la législation et influencent toutes les dispositions qui suivent. Ils ne fournissent pas de règles absolues, mais reflètent au contraire l’essence du régime de protection des informations.

Le respect de l’essence de ces principes fondamentaux est, par conséquent, une composante essentielle de procédures solides de protection des données. Elle est également essentielle à la conformité à toute disposition spécifique du RGPD.

Si votre organisation ne se conforme pas à l’un des principes, vous pouvez être exposé à des amendes considérables. Le RGPD prévoit des sanctions en cas d’infraction aux principes relatifs au traitement des informations personnelles identifiables. Ces dernières peuvent inclure des amendes de 4 % du chiffre d’affaires annuel mondial total ou jusqu’à 20 millions d’euros, le montant le plus élevé étant retenu.

 

Former votre personnel au RGPD : un avantage que tous les employeurs devraient offrir à leurs employés

Les régulateurs s’attendent à ce qu’une équipe de développement de produits sache ce que signifie  » le respect de la vie privée dès la conception  » et comment l’intégrer dans les flux de travail des produits. Une équipe marketing doit savoir quand elle a le droit légal d’envoyer des courriels aux clients (et quand elle ne l’a pas). Les départements informatiques sont censés savoir à quoi ressemble une bonne sécurité. Les équipes RH devraient être prêtes à répondre aux demandes des membres individuels du personnel en ce qui concerne leurs informations personnelles.

Si les attentes du régulateur ne sont pas satisfaites par une organisation, alors celle-ci ne sera pas conforme à la loi sur la protection des données, y compris le RGPD.

Si votre équipe de développement de produits ne comprend pas ses responsabilités, des produits non conformes seront publiés, ce qui pourrait entraîner des plaintes de la part des clients. Si votre équipe de marketing envoie des e-mails de marketing à des personnes alors qu’elle n’en a pas le droit, une plainte pourrait être déposée auprès du régulateur. Si votre service informatique ne comprend pas ce qu’est une bonne sécurité, il peut y avoir une violation des données qui doit être notifiée au régulateur. Et si votre équipe RH ne répond pas à une demande d’information d’un individu, une plainte pourrait être déposée contre votre organisation par cet individu.

Dans tous ces scénarios, il existe un risque de mauvaise publicité et d’amendes résultant directement d’un défaut de formation de votre personnel. Cependant, ne soyons pas trop alarmistes à propos de tout cela. Il existe des raisons très positives de former tout votre personnel à la conformité RGPD.

 

À quoi ressemble une entreprise conforme ?

Une entreprise conforme au RGPD forme régulièrement tout son personnel. Elle organise continuellement des sessions de formation et de remise à niveau. Elle intègre la formation à la protection des données dans son processus d’accueil des nouveaux employés et lors de la rétention des contractants. Une entreprise conforme ne se contente pas de former son personnel, puis d’oublier la conformité à la protection des données. Elle intègre la conformité à la protection des données dans la culture d’entreprise afin que la protection des informations personnelles devienne une seconde nature.

Réfléchissez à la façon dont la société considère le recyclage. Il y a quelques années, recycler signifiait mettre ses déchets dans une poubelle. Aujourd’hui, les gens se sentent coupables s’ils mettent du papier dans la poubelle normale. Ils sont facturés pour l’utilisation de sacs à provisions en plastique et ils sont encouragés à ne pas utiliser de bouteilles d’eau en plastique et de tasses à café à emporter. C’est ce changement de culture qui est nécessaire en ce qui concerne l’utilisation des informations personnelles.

 

Les avantages de la formation du personnel à la conformité des données

Discutons des avantages d’un tel changement de culture :

 

Vos clients vous feront davantage confiance

Si vous mettez la protection des informations personnelles au cœur de votre organisation et que vous pouvez le démontrer, alors les clients potentiels seront plus enclins à utiliser vos produits et services.

 

Vos produits seront meilleurs

Si vous concevez des produits qui respectent la vie privée des individus, vos produits seront mieux reçus. En impliquant vos clients dans ce que vous faites avec leurs informations personnelles et en leur donnant le choix, ils sont plus susceptibles de se sentir bien d’utiliser votre produit.

 

Vos employés seront plus motivés pour s’impliquer

Si votre personnel est enthousiasmé par la protection des données et que vous parvenez à un changement culturel dans la façon dont la protection des informations personnelles est perçue, votre personnel s’impliquera pour rendre votre organisation plus conforme.

 

Le risque d’amendes et de mauvaise publicité est réduit

Si votre personnel est formé, les erreurs ne se produisent pas ou elles sont repérées tôt, ainsi, quelque chose peut être fait à leur sujet et avant que l’erreur ne coûte de l’argent à votre organisation.

 

Cela facilite les choses 

Il est bien préférable que la vie privée soit intégrée dès le départ dans vos produits et vos processus de données. Cela rend la vie beaucoup plus facile. Il est très difficile de défaire la manière dont un produit est conçu ou la façon dont les données sont utilisées juste pour insérer la conformité à la protection des données à la fin d’un cycle de produit.

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