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Aujourd’hui, avec le développement du numérique et des technologies, de nombreux secteurs se sont digitalisés. Les métiers de techniciens n’échappent pas au phénomène et on note dans le domaine plusieurs améliorations sur la qualité des prestations. En effet, face à la concurrence grandissante et aux exigences des clients, il convient d’adopter des solutions rapides et efficaces pour répondre à leurs besoins. Cela explique l’usage de plus en plus intensif des outils numériques, surtout dans les métiers liés aux fonctions techniques.
L’intégration d’un logiciel de pilotage d’interventions chez les techniciens
Tout l’intérêt d’un logiciel de gestion des interventions réside dans le fait qu’il facilite la planification et la gestion de votre entreprise en temps réel. En effet, dans un contexte où tout est numérisé, l’automatisation de certaines tâches devient une solution permettant d’améliorer les performances dans le secteur technique.
Ainsi, offrir un environnement digital aux techniciens d’intervention participe à l’amélioration de la qualité du service. Cependant, digitaliser ne consiste pas seulement à l’intégration d’outils numériques (tablette, pc ou smartphone). C’est principalement la capacité à exploiter les nouvelles technologies pour une meilleure satisfaction des clients. Pour cela, c’est plutôt un logiciel dédié aux techniciens pour piloter leurs interventions sur le terrain qu’il faut privilégier.
Pour répondre à ce besoin de plus en plus grandissant chez les professionnels du secteur, plusieurs concepteurs d’outils de gestion de maintenance assistée par ordinateur (GMAO) se sont lancés dans la course. On assiste alors à une explosion de l’offre logicielle, avec des programmes plus performants les uns que les autres. Ce sont en général des logiciels conçus sous forme de CRM qui aident les techniciens et leurs employeurs dans la réalisation de leurs tâches.
Cependant, en raison du nombre de concepteurs présents sur le marché, la concurrence devient de plus en plus grandissante. Pour se démarquer, certains créent des applications avec de nombreuses fonctionnalités pour séduire la clientèle. Néanmoins, lorsqu’elles sont analysées de près, la plupart d’entre elles ne sont pas toujours utiles. Il devient alors nécessaire de se pencher sur les fonctionnalités idéales pour un logiciel de pilotage des interventions.
Les fonctionnalités d’un logiciel de pilotage des interventions
Utiliser un logiciel de pilotage des interventions, c’est choisir de faire usage de plusieurs fonctionnalités qui vous simplifient la vie. En voici quelques-unes qui vous seront nécessaires.
Planification et intervention
Le logiciel de pilotage joue un rôle déterminant dans l’exécution des tâches des responsables en ce qui concerne la planification d’interventions. En effet, il doit idéalement leur permettre de centraliser l’ensemble des demandes d’interventions émises par les clients et de les automatiser. Par ailleurs, il s’occupe de la gestion de certaines données complexes que sont les habilitations et les contraintes liées à l’utilisation de certains outils ou machines. La planification des interventions à réaliser est alors facilitée. Le logiciel tient compte en réalité du temps de travail et de la disponibilité de vos équipes ainsi que de vos ressources matérielles.
Gestion des données et contrats clients
Grâce à un logiciel de gestion d’interventions, vous pouvez effectuer certaines tâches comme :
- la gestion des tiers et des contacts,
- la gestion des équipements et des garanties,
- la gestion des contrats.
Pour la gestion des tâches, vous pouvez effectuer des actions comme l’ajout, la suppression ou la modification de contacts.
De plus, depuis une application mobile, le technicien a la capacité d’accéder à de nombreuses informations comme les coordonnées des clients, les garanties, etc. Il faut aussi noter que toutes les informations sont centralisées sur une même plateforme.
Le portail client
Le portail client est aussi une fonctionnalité indispensable à un logiciel de gestion. Il s’agit d’un espace dédié aux clients qui leur permet de faire une demande d’intervention en temps réel. Il les aide également à consulter leurs informations.
Le principal avantage qu’offre cette fonctionnalité à votre entreprise est qu’elle vous permet de centraliser les demandes d’interventions. Tout ce que vous aurez à faire est d’envoyer une réponse à vos clients par mail ou par message, ou encore d’envoyer aussitôt un agent sur les lieux.
La gestion des interventions terrain
Grâce à cette fonctionnalité, une fois sur le terrain, le technicien a accès à tous les détails liés à une demande d’intervention. Il verra entre autres :
- le type d’intervention dont il est question,
- le site concerné par la maintenance,
- les équipements sur lesquels il faut travailler.
De plus, il a une visibilité sur le stock de matériels disponibles pour son intervention. Cela signifie que l’outil permet de faire l’inventaire des équipements, des pièces de rechange et des consommables dont aura besoin le technicien en fonction du type de problème auquel il fait face.
À la fin de son travail, le technicien peut faire son rapport en intégrant des photos ou vidéos d’avant et après son intervention. Il peut également compléter le devis ainsi que les documents administratifs relatifs à l’intervention.
Gestion du quotidien
La gestion du quotidien permet d’optimiser le travail des techniciens en ce qui concerne ses rendez-vous, ses tâches, son planning, etc. En effet, grâce à cette fonctionnalité, le technicien a une vue d’ensemble sur son activité.
À titre d’exemple, il est en mesure d’avoir une vue claire sur les actions à réaliser et les délais. En cas de retard sur une tâche, il reçoit automatiquement une notification. Par ailleurs, il est capable de mieux gérer son planning en l’organisant par jour ou par mois de travail.
Les avantages de la digitalisation des métiers d’intervention
Le processus de digitalisation est en marche dans le domaine des métiers de techniciens. Il prouve encore son efficacité en offrant de nombreux avantages aux équipes, aux entreprises clientes et aux prestataires de services. Les bénéfices qu’apporte cette nouvelle forme de travail à travers la GMAO se remarquent aussi bien sur les plans financiers, techniques, qu’organisationnels.
La facilité et l’efficacité dans les opérations de maintenance
L’intégration de la technologie numérique dans les opérations de maintenance a complètement révolutionné la méthode d’intervention des équipes de maintenance. Avec les nouveaux outils de la gestion de maintenance assistée par ordinateur, les techniciens n’éprouvent plus autant de difficultés à s’acquitter de leurs tâches et à offrir la satisfaction aux clients.
En effet, grâce à son terminal mobile connecté à la base, le technicien bénéficie d’une meilleure organisation d’un côté et d’une facilité d’intervention de l’autre. Avec cet outil (tablette ou smartphone), il a une idée précise des dates et lieux où se feront ses prochaines interventions préventives. Il pourra alors s’organiser convenablement pour ne pas être surpris par des situations imprévues.
Par ailleurs, grâce à l’intégration de capteurs dans les installations et machines, les données de fonctionnement sont régulièrement envoyées à la base et à chaque technicien. Cela permet d’avoir une idée des potentiels dysfonctionnements et de pouvoir intervenir rapidement pour limiter les dégâts. De plus, les évolutions dans le domaine de la maintenance rendent le travail moins pénible pour les équipes.
En réalité, elles ne se fatiguent plus à réaliser des plans compliqués des systèmes sur le papier avant de faire la maintenance. Avec leurs terminaux connectés, tous les schémas sont directement disponibles pour chaque machine installée. Elles peuvent alors accéder à la checklist de l’installation pour vite détecter l’origine des dysfonctionnements.
La promptitude que permettent l’utilisation des outils digitaux et l’efficacité des techniciens constitue un réel atout pour les entreprises. La société de maintenance accomplit sa mission et gagne la confiance des clients. Cela lui permet alors d’augmenter sa notoriété et par conséquent son chiffre d’affaires. L’entreprise cliente quant à elle bénéficie d’une intervention préventive et rapide, qui la met à l’abri des cas d’arrêt forcé de la production.
La réduction des coûts
Avec la digitalisation du secteur de la maintenance, les entreprises connaissent dorénavant une réduction radicale des coûts. Cela est dû à la limitation des dégâts, grâce à une intervention rapide des équipes sur le terrain. La possibilité de gestion des stocks qu’offrent les outils digitaux permet également de faire des prévisions pour une meilleure planification et la réalisation d’économies.
Par ailleurs, l’organisation des rendez-vous répond mieux à l’enjeu concernant les cas d’absence des clients lors des interventions. Cette situation obligeant les techniciens à refaire le même trajet plusieurs fois est aussi éliminée. Cela permet également de réduire les coûts du transport.
En outre, la réduction des gestes inutiles et le gain de temps dans les interventions constituent de réels atouts pour les entreprises. Ils permettent ainsi d’optimiser le temps et les manipulations pour être plus productif et générer plus de bénéfices.
Pour finir, avec l’assistance de logiciels informatiques pour la maintenance des systèmes, les tâches sont effectuées avec précision, limitant ainsi les erreurs pouvant générer d’autres frais supplémentaires pour l’entreprise.
La facilité de l’interaction et de la transmission des données
Du point de vue organisationnel, la digitalisation des métiers de technicien répond également à l’enjeu lié à la communication entre les équipes. Grâce aux outils de GMAO, les techniciens ne sont plus contraints de réaliser des comptes rendus sur papiers, qui sont des exercices à la fois ennuyeux et chronophages. Avec les interfaces intégrées à leurs terminaux mobiles, toutes les données liées à leurs interventions sur le terrain sont transmises à la base.
Cette technologie permet de ne pas perdre les données importantes, mais aussi d’avoir plus de précision sur chaque action effectuée. Les entreprises disposent alors d’une base de données contenant les détails sur les interventions réalisées sur les systèmes. Cela permet d’avoir une idée sur les spécificités ou problèmes liés à chaque machine. Ces informations serviront aux autres équipes qui travailleront dessus, lors d’une prochaine maintenance.
Notez également que la digitalisation des métiers de technicien facilite désormais la communication entre les équipes et la base. Cela se fait généralement par un réseau interne ou via internet, et contribue grandement à la réduction des coûts liés à la communication.
